Rechte tafels
Ik heb me wel eens afgevraagd waarom zijn al die vergadertafels in conferentiecentra en hotels recht? Jij als voorzitter hebt dit misschien vaker meegemaakt dat aan een rechte tafel de personen in de tegenovergestelde hoeken niet altijd meewerken. Hoe kan dat?
Anti wegduikmanieren
De verklaring is simpel. In de hoeken ben je moeilijker zichtbaar en kun je je makkelijker fysiek verschuilen achter een andere deelnemer. Dit is het ‘wegduik fenomeen’. Als deelnemer zit je zo in de luwte van de bijeenkomst. Niet iedereen is zich hiervan bewust. Er zijn zeker deelnemers die met opzet daar plaatsnemen. Wat kun je dan doen als voorzitter als je onverhoopt achter rechte tafels wordt geplaatst?
- Verras de deelnemers en ga zelf verzitten zodat je de persoon of personen goed in het vizier hebt.
- Spreek de deelnemer aan bij de naam zodat deze gereactiveerd wordt.
- Buig je als voorzitter (omstandig) zo, dat je de deelnemer kunt aankijken.
- Vraag de deelnemer of hij elders kan plaatsnemen waar je hem goed kan zien.
De ronde tafel is, naast dat iedereen zichtbaar is, de meest democratische tafel. Puur door de vorm is de betrokkenheid van de deelnemers bij de bespreking al groter. Dat scheelt tijd!
Tip: vervang de rechte vergadertafels voor ovale of ronde tafels. Zeker als je vaak vergaderd met een kleiner gezelschap.